Schnittstellen zu EASY ARCHIV

VIONIS

Für VIONIS hat die regiodata eine Archivierungsschnittstelle entwickelt, mit der selbstproduzierte Belege schnell, sicher und einfach in ein elektronisches Ablagesystem übertragen werden können. Diese Schnittstelle sorgt dabei automatisch für die Erzeugung aller dafür notwendigen Daten und der entsprechenden Indizierung. Für den Anwender nicht sichtbar, arbeitet diese Belegschnittstelle zeitlich und räumlich abgekoppelt und archiviert auf Wunsch jeden Beleg, der aus VIONIS gedruckt wurde.




In einem zweiten Schritt können Sie auch andere Belege, die bei der Auftragsbearbeitung anfallen und in Papierform vorliegen, elektronisch archivieren. Hierfür benötigen Sie zusätzlich einen Dokumentenscanner und eine entsprechende Erfassungssoftware. Sie erhalten dann ein Archiv mit allen Belegen, die zu einem Auftrag gehören und können so ganz auf eine herkömmliche Papierablage verzichten.

Auftragsbezogene Belege können anhand von eindeutigen Nummern (z.B. VIONIS-Auftragsnummer oder Belegnummer) einem Auftrag bzw. Kunden oder Lieferanten zugeordnet werden. Die Indizierung dieser Belege erfolgt so schnell und sicher. Bei selbst-produzierten Belegen (z.B. Lieferscheinen), die nach der Bearbeitung eingescannt werden, können Sie selbst sogenannte Strichcodes andrucken. Diese Barcodes können dann von der Erfassungssoftware vollständig automatisch ausgelesen werden, um den manuellen Aufwand bei der Papierarchivierung auf ein Minimum zu beschränken.

Download: VIONIS-EASY-Prospekt.pdf

Diamant®/2-Rechnungswesen

Für das Diamant^®/2-Rechnungswesen bieten wir zwei unterschiedliche Schnittstellen an: Die OUTPUT-Schnittstelle, mit der Sie schnell und komfortabel Listen und Nachweise archivieren können. Der Erzeugung der notwendigen Dateien mit Volltext und Indexbegriffen erfolgt dabei vollautomatisch, ebenso der Import dieser Daten in die elektronischen Archive.




Um gebuchte Eingangsrechnungen archivieren zu können, benötigen Sie die WORKFLOW-Schnittstelle, die es auch erlaubt, archivierte Belege direkt aus der Diamant ^®/2-Anwendung heraus anzuzeigen ("Drill down", z.B. aus der Beleganzeige heraus). Diese Schnittstelle stellt die für die Indizierung mit EASY CAPTURE notwendigen Indexinformationen zur Verfügung und wertet die Archivierungsergebnisse so aus, dass Sie sicher sein können, dass die Belege korrekt im Archiv angekommen sind.

Download: Diamant-EASY-Workflow.pdf

MS Word 2000/2003

Mit dem rdOfficeArchivMakro können Sie Ihre Word-Dokumente aus Microsoft Word heraus schnell und sicher archivieren. Für die Indizierung werden selbst definierbare Indexmasken benutzt, es können auch Textboxen, Serienbrieffelder und FormFields ausgelesen werden. Die Indexmasken können frei definiert werden. Die einzelnen Indexfelder können mit Auswahllisten versehen oder attributiert (z.B. als Pflichtfeld) werden.




Nach Eingabe der Indexbegriffe wird das Word-Dokument in eine TIFF-Bilddatei umgewandelt und eine Importdatei für EASY ARCHIV erzeugt. Außerdem wird das Word-Dokument selbst für die Archivierung zur Verfügung gestellt. Für die spätere Recherche mit EASY ARCHIV kann aus dem Dokument der Volltext extrahiert werden.

Nach der erfolgreichen Erzeugung der Archivdateien kann optional ein Programm gestartet werden, um die Übernahme in ein EASY ARCHIV durchzuführen.

Download: ProductSheet_rdOfficeArchivMakro_Word.pdf


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